5 секретов создания технического задания (примеры ТЗ)

5 секретов создания технического задания (примеры ТЗ)

Если Вы когда-либо нанимали сотрудника на проектную работу, то обязательно оговаривали требования и пожелания к ее выполнению.

Вы получили тот результат, на который рассчитывали? Если Ваш ответ «да», тогда поздравляю — задачи были поставлены правильно и подрядчик прекрасно Вас понял.

Если же вы ответили «нет», продолжайте читать статью и Вы поймёте, как можно улучшить техническое задание для подрядчика, чтобы в итоге получить те результаты, которые Вам нужны.

Для начала предлагаю разобраться, что такое техническое задание (ТЗ).

ТЗ — это документ, в котором чётко прописаны требования к выполнению работы и который утверждается в двустороннем порядке: как заказчиком, так и исполнителем.

Это юридический документ, который прилагается к договору о выполнении определённых работ.

Очень часто техническое задание прописывается для специалиста на фрилансе — человека, с которым Вы можете никогда не разговаривать воочию, а обсуждать условия сотрудничества онлайн.

Давайте разберёмся, в каких сферах много работников на фрилансе:

Как видите, практически любая сфера бизнеса подходит для найма удалённых сотрудников.

Но найти квалифицированного исполнителя — это полдела, а вот описать ему задачу так, чтобы он понял и выполнил всё чётко и с минимальными правками, — это главное.

А тут без техзадания не обойтись.

ГЛАВА 1:

ТОП-5 причин отказа от составления ТЗ заказчиком

Вы всё ещё привыкли работать «устно»: не расписывать ТЗ, а всё решать в 5-минутном телефонном разговоре?

Готова поспорить, что плохое качество выполнения работы Вы связываете с неквалифицированностью исполнителя, а не с отсутствием ТЗ.

Эта глава именно для Вас.

Несмотря на то, что мы живём в эру упрощения и отказа от бюрократических процедур, не стоит пренебрегать составлением техзаданий для своих подрядчиков.

Давайте разберём ТОП-5 причин отказа от составления ТЗ заказчиком:

  1. «Я даже не знаю, что это такое и как составлять это Ваше ТЗ»

Специально для Вас и написана эта статья. Также для новичков в составлении ТЗ существует альтернативный вариант.

Практически у каждого фрилансера есть бриф — опросник, который даёт представление о работе и требованиях.

Детально заполнив бриф, можно убить двух зайцев: и дать исполнителю точное понимание, чего от него хотят, и прописать первое в жизни техзадание, главное — как можно детальнее.

  1. «Зачем усложнять себе жизнь? Быстренько всё обсудим по телефону и будем дальше работать»

Это путь в никуда. Во-первых, у Вас не будет файла со всеми требованиями, которые Вы предъявляете к исполнителю.

Во-вторых, память — очень коварная штука. Вы (или, что ещё хуже, исполнитель) можете попросту забыть всё то, о чём просили в ходе разговора.

Плюс ко всему у Вас нет гарантии, что сотрудник, которого Вы нанимаете на проектную работу, будет находиться недалеко от Вас и сможет приехать на организационную встречу.

Мир постепенно переходит на удалённую работу.

Ваш исполнитель может находиться по ту сторону океана, а переписка с обсуждением всех рабочих моментов иногда длится месяцами.

В отличие от ТЗ, которое составляется за полчаса и не требует разъяснений.

  1. «У меня нет времени на всю эту бюрократию»

По факту техзадание нужно только Вам. Ведь исполнителя не волнует, будет ли продающей его работа, повысит ли она узнаваемость ВАШЕГО бренда.

Это Ваш проект, Ваша ответственность и Ваше лицо, поэтому стоит найти немного времени, чтобы получить тот результат, который Вы хотите, и в перспективе достичь тех целей, которые Вы перед собой поставили.

  1. «Мы работали раньше без всяких ТЗ и всё было нормально»

Здесь только 2 варианта: или Вам несказанно повезло, или Ваши взгляды на 100% совпадают с видением исполнителя.

И в первом, и во втором случае рекомендую не потерять подрядчика, потому что такое бывает очень редко.

  1. «Сначала надо знать цену работы, а не скидывать ТЗ всем подряд»

Ни один подрядчик не сможет Вам назвать точную цену, если не будет знать деталей работы.

Например, Вы ищете человека, который напишет текст, и запрашиваете цену.

Тема, объём, требования к уникальности, смысловой нагрузке — всё это влияет на стоимость текста.

Поэтому рекомендую скидывать ТЗ всем кандидатам на роль исполнителя. Так Вы получите цены, а исполнители, в свою очередь, будут знать, посильна для них задача или нет.

Надеюсь, я смогла Вас убедить в необходимости составления техзадания.

Стоит один раз выделить полчаса, чтобы потом не тратить дни на внесение правок.

ГЛАВА 2:

Как правильно составить техзадание

От правильности составления ТЗ зависит очень многое.

И качество работы, и состояние нервной системы заказчика и исполнителя, и сроки выполнения работы.

Подготовить эффективное техзадание поможет наш краткий чек-лист.

Кажется, что универсального способа составить понятное техническое задание не существует. И это правда так.

Но есть определённые характеристики, которые присущи всем грамотно составленным заданиям: и для копирайтеров, и для дизайнеров, и даже для создателей сайтов.

Какое оно, хорошее техзадание?

1. Чётко сформулированное

В ТЗ заказчик должен предельно ясно обозначить, какие цели и задачи ставятся перед исполнителем.

Если Вы хотите заказать логотип, то нужно прописывать всё: форму, цвет, текст и цель (продавать, привлекать внимание и т.д.).

Нельзя писать «Задача — создать логотип для цветочного магазина», потому что сразу возникает куча вопросов, которыми исполнитель будет засыпать Вас на протяжении всего сотрудничества.

2. Детально расписанное

Не бойтесь переборщить с деталями — пишите обо всём, чего Вы хотите. В данном случае лучше «пере», чем «недо».

Не забывайте, что исполнитель не работает в Вашей компании (если мы говорим об аутсорсе), он не знаком со всей продукцией, с Вашей целевой аудиторией и глобальными целями компании.

3. Содержащее примеры

Приводите примеры работ. Если мы говорим о копирайтинге, сбросьте текст, который нравится Вам по манере изложения, схож по теме или который Вы уже опубликовали у себя в блоге.

4. Дающее пространство для творчества

Каждый человек имеет своё уникальное видение и, кто знает, возможно, идеи Вашего подрядчика придутся и Вам по душе?

Будьте открыты новому и необычному, и тогда получите классный продукт.

5. Наполненное иллюстрациями, инфографиками и скриншотами

Ни для кого не секрет, что большинство людей — визуалы, а значит легче воспринимают информацию, представленную в виде графиков и рисунков.

В ТЗ это тоже работает. Постарайтесь сократить «воду» и создать максимально наглядное и понятное задание.

Чтобы облегчить составление техзадания, предлагаю Вам универсальный шаблон, который поможет структурированно и чётко прописать техническое задание для подрядчика:

1. Вступление

Дайте общую информацию о своём проекте и предстоящей работе.

Предоставьте те сведения, которые помогут понять, с чем будет иметь дело исполнитель.

2. Общая цель задания

Опишите, каких результатов Вы хотите достичь после выполнения исполнителем работы.

Например, если мы говорим о задании для копирайтера: «Задача текста — удерживать людей в подписной базе и неагрессивно продавать образовательные продукты».

3. Требования к выполнению работы

Детально опишите, как Вы хотите, чтобы задача была выполнена.

Каждый пункт стоит писать отдельно и нумеровать, чтобы потом было проще ссылаться.

Например, в ТЗ для дизайнера:

  • Размер логотипа 3,5 см х 3,5 см.
  • Цвета красный и жёлтый.
  • Текст на логотипе «BeautyDom», шрифт Arial размер 16.

Это основные пункты, которые сделают Ваше ТЗ намного более понятным для исполнителя.

Также не стоит забывать об обратной связи. Старайтесь отвечать на все вопросы о выполнении работы.

Помните, чем понятнее будет задание для подрядчика, тем лучший результат Вы получите.

А если Вы хотите проверить уровень профессионализма Вашего подрядчика в выборе заголовков, то специально для Вас мы создали бесплатную утилиту «Калькулятор качества заголовка», которая будет полезна и SEO-оптимизаторам, и специалистам по настройке контекстной рекламы.

ГЛАВА 3:

Разбираем техзадания для специалистов разных профилей

Все объяснения гораздо лучше воспринимаются на примерах из жизни.

Предлагаю наглядно рассмотреть хорошие и плохие техзадания.

  1. Техническое задание для копирайтера
Неправильное ТЗПравильное ТЗ
Написать текст про оформление Инстаграма. Чтоб было интересно и легко читалось.Написать текст о разных возможностях вести визуально красивый Инстаграм. В качестве примера контента берём статью: https://seoquick.ru/oformlenie-instagram/. Длина текста не менее 5 тысяч символов. Уникальность 100%. Ссылки на 10 инстаграм-профилей с разным стилем оформления страниц. Текст должен содержать 3 главы и выводы. Минимум по 2 иллюстрации к каждой главе.

Как видите, в первом случае заказчик дал исполнителю свободу действий — пиши, о чём хочешь.

В таком формате, как хочешь, нет никаких требований к структуре текста.

С одной стороны, есть где разгуляться фантазии копирайтера, но с другой, он может написать совсем не то, что хочет получить заказчик.

  1. Техническое задание для дизайнера
Неправильное ТЗПравильное ТЗ
Создать перекидной календарь для компании «Агро-Мир» на 2021 год.Создать перекидной календарь формата А2 (предпочтительно горизонтальный) для компании «Агро-Мир» на 2021 год. Календарь выполнить в корпоративных цветах: салатовый, голубой и белый (в палитре CMYK — С(50%); М(0%); Y (100%); K (0%), C (70%); M ( 0%); Y (25%); и С(0%); М(0%); Y (0%); K (0%) соответственно). На изображениях месяца должны быть представлены трактора из каталога компании (agromir.com/katalog-traktora-2020). Дедлайн — 25 июня 2020. Форма презентации — полноформатная печать.

Как видно из данного примера, имея основные данные о компании и грамотно составленное ТЗ, дизайнер с большей вероятностью создаст календарь, который понравится заказчику.

Чтобы продемонстрировать важность правильного ТЗ для дизайнера, представляю Вам логотип шведской компании по недвижимости “Locum”. Если Вы знаете английский, то поймете весь ужас и неприличность данного логотипа:

 

  1. ТЗ на разработку сайта

 

Неправильное ТЗПравильное ТЗ
Создать сайт для мастера наращивания ногтей Ольги Ноготок. Сайт вместо визитки, в котором будет вся нужная информация. Цена на наращивание средняя по рынку. Указать цену на сайте.Создать сайт для мастера наращивания ногтей Ольги Ноготок. Разработка с нуля, предоставляем логотип (в прикреплённом файле).
 
На сайте должны быть страницы «О мастере», «Где мы находимся», «Примеры работ» и «Цены». Также всплывающее окно с номером телефона и активная кнопка «Задать вопрос». Создать 2 версии сайта: на русском и английском языках. Дизайн сайта простой и понятный: без активных цветов, отдать предпочтение бежевому и красному. Основная цель — создание интерактивной визитки, где можно посмотреть цены, примеры работ и узнать, куда звонить и где работает мастер. Сайт, который нравится и который можно использовать в качестве примера: https://beautynails.kiev.ua/.
 
По программной части: дополнительных встроенных программ не требуется.

Этот пример самый объёмный, потому что создание сайта с нуля — задача нелёгкая.

Как видите, в техзадание можно и нужно добавлять ещё много деталей: фактический адрес, номера телефонов и папку с работами мастера.

Но я хотела в общих чертах показать Вам, какую информацию необходимо указывать при составлении ТЗ, поэтому каждый пункт детально не прописывала.

Пример плохого дизайна сайта демонстрирует “Худший сайт в мире”:

Изобилие картинок, различные шрифты и цвета — все это делает сайт нечитабельным и неприятным глазу.

А вы все еще думаете, что сайт можно создать без четко прописанного ТЗ?

ГЛАВА 4:

Чем грозит неправильно составленное ТЗ

О преимуществах технических заданий для исполнителей мы уже поговорили.

Выяснили, почему отказ от составления ТЗ — это отговорка.

Чем же грозит неправильно составленное ТЗ, читайте далее.

Если Вы до сих пор считаете, что плохо составленное ТЗ грозит лишь множеством правок в процессе работы, то вы очень ошибаетесь, и сейчас я расскажу, почему.

Возможные последствия неправильно составленного технического задания:

  1. Финансовые убытки

Каждый специалист ценит своё время и труд. Поэтому когда Вы пишете ТЗ лишь бы как, а затем вносите множество правок, будьте готовы оплачивать свои прихоти.

А если сразу прописать все требования и пожелания, то можно уложиться в изначально оговоренный бюджет (как правило, первые 3-5 правок включены в стоимость работы).

  1. Репутационные риски

Этот пункт наглядно демонстрирует такая ситуация: Вы заказываете сайт для своей адвокатской фирмы и прописываете «сырое» ТЗ.

Дизайнеры делают всё на своё усмотрение, поэтому сайт получается далеко не в официальном стиле, а тексты написаны в формате переписки с подругой.

Когда потенциальные клиенты видят Ваш сайт, то о компании складывается не самое лучшее мнение — «тыканье» в текстах нравится далеко не всем.

Казалось бы, Вашей вины и нет совсем. Неужели непонятно, что адвокаты — это серьёзные люди, и сайт должен быть подходящим?

Но получилось то, что получилось, а клиентов Вы в итоге потеряли.

  1. Временные потери

Внесение правок занимает время, а время — это репутация и деньги.

Если Вы готовы ждать и терпеть, пока исполнитель внесёт все необходимые правки (а это может быть небыстро), тогда можно не трудиться над техническим заданием.

Если нет, потратьте силы и время на составление грамотного ТЗ, и тогда получите тот результат, на который рассчитываете.

Думаю, каждый из описанных выше сценариев не слишком приятный, ведь потерять клиентов, продажи и прибыль только из-за неправильно составленного ТЗ и, соответственно, некачественно выполненной работы подрядчика, никто не хочет.

И главное — не забывайте о четкости изложения своих требований, ведь каждый человек одно и то же воспринимает совсем по-разному:

Выводы

О важности технического задания говорить уже не приходится.

Если Вы сотрудничаете со специалистами на аутсорсе, то рано или поздно перед Вами встанет задача прописать техзадание.

Даже если Ваше первое ТЗ получится не слишком удачным и понятным исполнителю, не расстраивайтесь и не отказывайтесь от этой затеи.

Основными преимуществами ТЗ являются:

  • универсальность (работает в разных сферах);
  • достоверность (при любых конфликтах сторон можно прочитать условия, на которых изначально была построена работа);
  • облегчение жизни как заказчику, так и исполнителю (первый сразу прописывает все свои требования, а второй в любой момент может перечитать текст и найти ответы на многие вопросы).

Об авторе

Оставьте ответ

3 × 5 =

WhatsApp chat
Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять